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Une question de confidentialité
À la Banque Universelle du Bénin1, nous avons toujours accordé beaucoup d’importance et de soin à la protection de vos renseignements.
Dans le but de nous assurer que vos droits à cet égard sont pleinement respectés, nous avons élaboré des politiques et procédures en matière de confidentialité de l’information lesquelles visent la protection des renseignements personnels. Notre engagement à cet égard fait partie intégrante de notre Code de déontologie, dont l’observance constitue une condition stricte d’emploi.
De plus, la Banque Universelle du Bénin a nommé une personne responsable de la protection des renseignements personnels, chargée de s’assurer que les principes prévus à nos politiques et procédures sont rigoureusement observés. Vous pouvez communiquer avec le cadre désigné responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à [email protected]
1Désigne la Banque Universelle du Canada, ses successeurs et ayants droit ainsi que toutes ses filiales offrant des services de dépôts, de prêts, de cartes de crédit, de débit et de paiement, des services de fiducie, de garde, de courtage et d’assurance ou d’autres services financiers personnels, notamment Trust Banque Universelle inc., Placements Banque Nationale inc. et Société de fiducie Natcan. Certaines filiales peuvent être assujetties à des lois spécifiques. Une liste des principales filiales peut être obtenue en succursale.
Une question de service
Afin d’être en mesure de vous offrir les produits et services que vous souhaitez obtenir et qui vous conviennent le mieux, nous avons besoin d’obtenir un minimum de renseignements à votre sujet. À cet égard, vous constituez notre principale source de renseignements. Par exemple, à l’ouverture d’un compte bancaire, nous vous demanderons vos nom, adresse et numéro de téléphone. Si ce compte génère des intérêts, nous aurons besoin de votre numéro d’assurance sociale afin de respecter les lois fiscales en vigueur. De la même façon, certaines lois nous obligent à vérifier votre identité. Nous devrons ainsi requérir certains renseignements relatifs à vos pièces d’identité et consigner certains d’entre eux. Enfin, si vous désirez obtenir des conseils en matière de placement, de crédit ou de fiducie, nous avons besoin de connaître les éléments financiers de votre dossier pour bien vous servir. D’autres types de renseignements, comme l’état de votre santé, nous permettent de nous assurer de votre admissibilité à certains types de produits.
De plus, avec votre consentement, nous obtenons également des renseignements directement auprès de tiers, ce qui nous aide à évaluer votre admissibilité à nos divers produits et services financiers. Par exemple, en matière de crédit, il est essentiel de connaître votre valeur financière ainsi que vos antécédents de crédit. Ainsi, nous contactons d’autres prêteurs, institutions financières, bureaux de crédit ou employeurs à cette fin.
Dans la plupart des cas, votre consentement est inscrit sur les divers formulaires visant un produit particulier et, à l’occasion, il apparaît sur un formulaire distinct. Vous constaterez que ce consentement est clair et sans équivoque. Nous vous invitons à en prendre connaissance et à interroger le personnel de votre succursale d’affaires ou à nous écrire à [email protected] si vous avez des questions à ce sujet.
Si vous refusez de nous donner votre consentement, il se peut que nous ne puissions agir pour vous. Ainsi, le produit ou service financier pourrait vous être refusé pour ce seul motif. Par ailleurs, une fois qu’un produit de crédit vous est alloué, il ne vous sera pas possible de retirer votre consentement à la communication de vos antécédents de crédit à d’autres prêteurs et à des bureaux de crédit. Cette mesure a pour but de maintenir l‘intégrité du processus d’octroi de crédit.
Une question d'identification
Nous avons besoin de votre numéro d’assurance sociale afin de nous conformer à la législation fiscale. À titre d’exemple, si vous ouvrez un compte qui génère des revenus ou si vous investissez dans un régime d’épargne-retraite ou un fonds de revenu de retraite, nous vous demanderons votre numéro d’assurance sociale afin d’émettre des feuillets fiscaux.
Votre numéro d’assurance sociale nous sert également à faciliter votre identification auprès des institutions financières, des registres publics, des autorités et organismes réglementaires, des employeurs et des professionnels. Il nous permet de distinguer les renseignements qui vous concernent de ceux d’autres clients dont le nom est similaire au vôtre. Cette distinction est particulièrement importante lorsque nous effectuons des recherches sur votre solvabilité financière. Vous n’êtes cependant pas obligé de nous fournir votre numéro d’assurance sociale pour fins d’identification; nous pensons toutefois qu’il est à votre avantage de le faire.
Une question de choix
Nous obtenons également votre consentement afin de vous proposer, par télémarketing2 ou autrement, des produits et services financiers susceptibles de vous convenir et de vous intéresser. Vos renseignements peuvent également être communiqués à nos filiales et, dans certains cas, à des partenaires d'affaires privilégiés afin qu’ils puissent, à leur tour, vous proposer de la même façon leurs produits et services. Le consentement que vous donnez à cette fin a préséance sur la liste nationale des numéros de télécommunication exclus4.
Si, toutefois, vous ne désirez pas être informé de nos produits et services financiers, vous pouvez en tout temps en aviser la Banque (en vous adressant à votre succursale d’affaires), toute filiale avec laquelle vous faites affaire (en vous adressant à votre représentant) ou tout partenaire. Votre nom sera alors rayé de la liste que la Banque ou cette filiale dresse à cette fin. Soyez assuré que votre choix n’affectera aucunement le service qui vous est offert. Cette démarche n’aura pas pour effet d’empêcher la Banque de vous transmettre des encarts réglementaires et de diffuser des messages sur votre état de compte ou sur votre relevé de guichet automatique ni d’empêcher son personnel de vous remettre en mains propres toute information sur nos produits et services.
2 Le télémarketing consiste à utiliser les installations de télécommunication pour faire des appels téléphoniques non sollicités ou envoyer des télécopies non sollicitées à des consommateurs à des fins de sollicitation.
4 Pour plus d’information au sujet de la Liste nationale des numéros de télécommunication exclus, nous vous invitons à visiter le site http://www.lnnte-dncl.gc.ca/ ou à téléphoner au 1-866-580-3625.
Une question de respect
Dans certaines circonstances, nous devrons communiquer vos renseignements à des tiers. Ce faisant, nous prendrons soin d’en assurer la protection.
SI LA PRESTATION DE SERVICE LE REQUIERT
Afin d’être en mesure de vous offrir nos produits et services, nous devons communiquer les renseignements qui vous concernent, notamment à des bureaux de crédit, à nos filiales ou sociétés affiliées ou à certains de nos fournisseurs de services.
À titre d’exemple, vous nous autorisez à communiquer des renseignements sur votre solvabilité financière ou sur vos antécédents de crédit à d’autres prêteurs ou à des bureaux de crédit. Les seuls renseignements communiqués seront relatifs à votre identification et à votre capacité de remplir vos engagements financiers.
Dans le but de nous permettre de vous offrir nos produits et services et d’adopter les mesures requises à des fins de gestion de risques et de mise à jour de votre profil-client, vous nous autorisez à communiquer les renseignements qui vous concernent à d’autres filiales ou sociétés affiliées de la Banque Universelle du Bénin, là où la loi le permet. Nous les informons des changements à apporter à votre dossier, ce qui simplifie et accélère le traitement de vos demandes et de vos transactions. Les renseignements qui concernent votre santé, et qui sont communiqués lors de l’obtention d’un produit d’assurance, ne sont pas accessibles aux autres filiales ou sociétés apparentées à la Banque Universelle du Bénin.
De plus, dans l’accomplissement de certaines tâches comme l’impression de chèques ou l’émission de cartes bancaires, nous faisons appel à des fournisseurs. Dans certains cas, ces fournisseurs peuvent être établis aux Etats-Unis. Nous ne leur communiquons que les renseignements dont ils ont besoin afin de rendre le service. D’autre part, nous exigeons un engagement formel de ces fournisseurs quant au respect de la protection de ces renseignements.
SI LA LOI L’EXIGE
Nous sommes légalement tenus de communiquer un renseignement qui vous concerne lorsque des demandes valides, un mandat de perquisition, une citation à comparaître ou d’autres ordonnances d’une cour de justice ou d’un gouvernement nous sont présentés ou sont présentés à l'un de nos fournisseurs de services. Ces demandes sont susceptibles de provenir des autorités canadiennes ou étrangères, notamment américaines.
SI NOUS DEVONS PROTÉGER NOS PROPRES INTÉRÊTS
Dans le cadre de procédures judiciaires qui nous impliquent, nous pourrions devoir dans certains cas communiquer de notre propre chef des renseignements qui vous concernent. Par ailleurs, si nous devons retourner un chèque pour provisions insuffisantes, un tiers apprendra ainsi que votre compte est à découvert. De la même façon, si nous faisons appel à une agence de recouvrement, un tiers pourra alors savoir que vous ne rencontrez pas vos obligations financières à notre égard.
SI L’INTÉRÊT PUBLIC EST EN JEU
Nous avons le devoir de dénoncer les fraudes, le blanchiment d’argent ou les actes criminels. Dans tous ces cas, les autorités seront contactées et des renseignements pourraient alors être communiqués.
Une question d'accès
Vous pouvez consulter les renseignements que nous détenons sur vous et ce, sans frais. À cette fin, nous vous demandons de formuler votre requête par écrit auprès de votre succursale, votre représentant de filiale ou par courriel à [email protected]. Nous donnerons suite à votre demande dans un délai de trente (30) jours de sa réception.
Une question d'exactitude
Nous mettons tout en oeuvre afin de conserver vos renseignements à jour. Vous pouvez nous y aider en nous avisant de tout changement relatif à vos renseignements. De plus, si vous notez des erreurs ou des inexactitudes dans ces renseignements, faites-nous en part et nous apporterons les correctifs nécessaires. Dans ce cas, si nous avons communiqué vos renseignements à des tiers, nous ferons notre possible pour porter ces corrections à leur connaissance.
Une question de sécurité
Nous prenons les précautions nécessaires afin de protéger vos renseignements contre la perte, la destruction, le vol, la consultation, la communication, la reproduction, l’utilisation et la modification non autorisées, et ce, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés et l’endroit où ils se trouvent. Nous avons mis en place différentes mesures de sécurité telles que :
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Moyens physiques : ils comportent notamment la protection des infrastructures, tels l’accès sécurisé de nos locaux et l’emplacement sécuritaire des équipements;
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Mesures administratives : elles visent à limiter l’accès aux renseignements qui vous concernent. Ainsi, seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès;
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Mesures techniques : elles consistent notamment en une gestion rigoureuse des mots de passe et l’usage de coupe-feu.
Par ailleurs, vos mots de passe, codes ou numéros d’identification personnels que vous utiliserez pour avoir accès à certains services financiers sont confidentiels et vous êtes la seule personne à les connaître. Nos employés n’ont aucunement accès à cette information et ne vous la demanderont jamais. Ne divulguez jamais vos mots de passe, codes et numéros d’identification personnels et évitez de transmettre des renseignements personnels dans tout courrier électronique. Nous vous invitons à visiter l’ABC de la sécurité sur notre site Internet.
Une question de conservation et de destruction
Les renseignements à votre sujet sont conservés uniquement pour la période correspondant à celle où le service vous est rendu. Selon le produit ou le service offert, cette période de conservation peut varier. Même si vous avez cessé de faire affaire avec nous, il est possible que nous conservions certains renseignements, entre autres raisons, parce que la loi le requiert, afin de régler des transactions futures ou pour être en mesure de faire la preuve de transactions passées. Lorsque ces renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits. Dans le cadre du processus de destruction, nous observons des règles strictes et veillons aussi à empêcher toute personne non autorisée à y avoir accès.
Une question à formuler ?
Si vous avez des questions ou des commentaires à formuler au sujet de la gestion de vos renseignements, vous pouvez vous adresser en tout temps au directeur Service à la clientèle de votre succursale d’affaires, à TelNat, à votre représentant de filiale ou nous écrire à l’une ou l’autre des adresses suivantes :
- Cadre désigné responsable de la protection des renseignements personnels
600, de la Gauchetière Ouest
6e étage
Transit 4125-1
Montréal (Québec) H3B 4L2
- [email protected]
Si vous désirez pousser plus loin cette démarche, consultez notre dépliant « Pour une relation d’affaires harmonieuse », disponible dans toutes les succursales. Vous y trouverez toutes les indications sur le processus de règlement des plaintes ainsi que les coordonnées de l’Ombudsman des services bancaires et d’investissement.
Vous avez également le choix de contacter le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse suivante :
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Place de Ville
Tour B, 3e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Téléphone : (613) 995-8210
Numéro sans frais : 1 800 282-1376
Soyez assuré(e) que la Banque Nationale du Canada porte une attention toute particulière à la confidentialité et prend toutes les mesures nécessaires afin d’assurer la protection de vos renseignements.
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